Comment contacter correctement les fournisseurs chinois ?
Sommaire
En raison de la barrière de la langue, des différences culturelles, de la différence de fuseau horaire, de la méconnaissance des affaires chinoises, de nombreux acheteurs ont du mal à obtenir une réponse à votre demande. Dans de nombreux cas, vous trouvez un fournisseur en ligne , vous envoyez un e-mail ou soumettez un formulaire de demande en ligne, vous attendez des semaines mais n’obtenez pas de réponse, puis vous les appelez, étonnamment, vous avez trouvé qu’il est difficile de comprendre leur anglais, ou ils ne parlent pas du tout anglais.
Alors, comment devons-nous faire pour obtenir une réponse rapide du fournisseur lorsque vous le contactez et comment communiquer avec lui en douceur? Voici quelques conseils que nous, membres d’Euro Asia Sourcing, souhaitons partager. Voici nos conseils pour bien communiquer avec les fournisseurs chinois.
Comment écrire un bon email aux fournisseurs chinois ?
– Utilisez le compte de messagerie de votre entreprise. N’utilisez pas de compte de messagerie d’un fournisseur de messagerie gratuit comme Yahoo Mail,Hotmail, Gmail, etc … . L’utilisation d’un compte de messagerie gratuit nuira à l’image de votre entreprise et sera considéré comme très peu professionnel. Dans la pratique, de nombreux fournisseurs sont indifférents et suspicieux s’ils reçoivent un message provenant d’un compte de messagerie gratuit. Le compte de messagerie de votre entreprise représente votre activité et prouvera le sérieux de votre demande.
– Description complète des spécifications. Essayez de donner des détails sur les articles que vous recherchez, essayez de ne pas être trop général. Une demande par e-mail avec des spécifications détaillées sera normalement considérée comme une demande ferme, le fournisseur accordera sa meilleure attention pour donner une réponse rapide et professionnelle. Une enquête trop générale fera penser aux fournisseurs que vous êtes un étranger ou un nouveau venu dans l’industrie plutôt qu’une entreprise établie.
Ils penseront même que vous êtes un espion d’affaires essayant de rassembler leur secret commercial. Dans ce cas, vous recevrez un devis lent et hostile (prix plus cher et quantité minimum de commande plus élevée). Ou vous ne recevrez pas de devis du tout ce qui est plus gênant dans votre situation personnelle et professionnelle. Qu’en pensez-vous ?
– Signature. Une signature appropriée et professionnelle comprenant le nom, le titre, le nom de l’entreprise, les coordonnées et l’adresse. Un e-mail sans signature ou signature incomplète est considéré comme non professionnel. Ne faites-vous pas la même analyse dans votre profession ?
Téléphone et messagerie : joindre vos fournisseurs chinois
La communication par e-mail, dans de nombreux cas, est très lente, principalement en raison du décalage horaire. Vous pouvez utiliser le téléphone ou la messagerie instantanée pour l’accélérer.
– Téléphone. Vous devrez vous assurer que le contact que vous appelez parle bien l’anglais (anglais parlé). Le fait est que de nombreux vendeurs dans les entreprises chinoises ne parlent pas bien l’anglais, même si leur anglais écrit semble peut-être parfait. Alors essayez de parler lentement au téléphone, écrivez un email pour confirmer la conversation au téléphone si c’est vraiment important. Prévoyez le décalage horaire au moment de l’appel téléphonique car les entreprises chinoises et asiatiques ne répondent pas la nuit !
– Messagerie instantanée. La messagerie instantanée est très populaire et pratique à utiliser. Les Chinois utilisent plus WeChat que d’autres messageries instantanées comme MSN, Skype, YM, AOL Messenger, Google Talk. Pour les problèmes importants, vous devrez rédiger un e-mail pour confirmer la conversation sur la messagerie instantanée. Les partenaires d’Euro Asia Sourcing utilisent quotidiennement WeChat pour les rapports effectués dans le cadre de nos missions. Cela facilite grandement les relations entre les fournisseurs, les clients et nous dans les transactions que nous avons quotidiennement.
Pour aller plus loin : une fois le premier contact établi, l’audit d’usine permet de vérifier que le fournisseur est fiable. Lisez aussi nos conseils pour choisir le bon fournisseur et améliorer votre relation fournisseur dans la durée.
Questions fréquentes
Dans quelle langue écrire aux fournisseurs chinois ?
En anglais simple, avec des phrases courtes et sans expressions familières. Pour des échanges techniques ou une négociation, un interlocuteur qui parle chinois fait gagner beaucoup de temps.
Quel est le meilleur moment pour appeler en Chine ?
Le matin en France, qui correspond à l’après-midi en Chine (6 à 7 heures de décalage selon la saison). Évitez aussi les périodes de fêtes, comme le Nouvel An chinois.
Quelle messagerie utiliser avec un fournisseur chinois ?
WeChat est l’outil le plus utilisé par les fournisseurs chinois pour le suivi quotidien. Gardez toutefois les points importants (prix, délais, spécifications) confirmés par e-mail.
En résumé
Email soigné, appel au bon moment, messagerie instantanée pour le suivi : en combinant ces trois canaux, vous obtiendrez des réponses plus rapides et plus fiables de vos fournisseurs chinois. Et si vous préférez déléguer, notre équipe franco-chinoise peut échanger avec eux à votre place.
Vous préférez qu’un interlocuteur francophone échange avec vos fournisseurs à votre place ?